POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INTRODUCCIÓN
En concordancia con los valores empresariales de honestidad y coherencia, se consagran la Políticas de Tratamiento de los Datos Personales de personas naturales y jurídicas (en adelante la Política) que interactúen con CARLOS NIETO Y CIA S.A.S. Esta Política se revisará y actualizará a medida que se modifiquen las finalidades del tratamiento de datos personales en la compañía o la Ley lo establezca.
Para CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, es muy importante la privacidad de sus usuarios. Por esta razón, se compromete a mantener la confianza con aquellos que suministren sus datos personales, garantizando los más altos estándares de seguridad y diligencia en el manejo, distribución, recolección y custodia de la información personal. Adicionalmente, se compromete con cada uno de sus usuarios para que conozcan qué tipo de información se recopila, cómo se usa y cómo se protege.
En cualquier caso, el usuario que considere que esta política no responde a alguno de sus interrogantes, para resolverlos puede comunicarse con nosotros a través del punto CONTACTO en la página web, por correo electrónico a contacto@carlosnieto.com.co o personalmente en la Calle 73 No. 20C-19 en la ciudad de Bogotá D.C.
OBJETIVO
El objetivo de esta política es establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización y supresión de los datos personales, correspondientes a personas naturales y jurídicas, tratados por CARLOS NIETO Y CIA S.A.S. Lo anterior, de acuerdo con los propósitos y condiciones que se describen a continuación.
ALCANCE
La presente política se desarrolla en concordancia a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o cualquier otra norma que reglamente, adicione, ejecute, suprima o derogue a la mencionada Ley.
Su alcance comprenderá cualquier relación que se haya suscrita o se suscriba entre CARLOS NIETO Y CIA S.A.S. y un usuario, dentro y fuera del territorio de la República de Colombia. En ese sentido, esta política deberá ser cumplida por todo el personal de CARLOS NIETO Y CIA S.A.S.
Esta política es de acceso público, motivo por el cual cualquier persona que desee conocer los estándares y procedimientos establecidos por CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, en relación con el tratamiento de datos personales y la protección de la información de sus usuarios, podrá acceder a ella y consultarla de manera permanente y gratuita.
DEFINICIONES
Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tienen los siguientes significados:
- A. Titular: Persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una base de datos.
- B. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del usuario para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- C. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al usuario para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de tratamiento de información que le es aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de no poder poner a disposición del público la política de privacidad.
- D. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
- E. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- F. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registro públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- G. Dato sensible: Cualquier información que afectan la intimidad del usuario o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo los datos en relación con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como, los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- H. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- I. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en la República de Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- J. Transmisión: Tratamiento de dato personales que implica la comunicación de los mismos, dentro o fuera o dentro del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
- K. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- L. Usuario: Persona natural o jurídica con una relación con CARLOS NIETO Y CIA S.A.S y es titular de información.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
CARLOS NIETO Y CIA S.A.S. será el responsable y el encargado del tratamiento de datos personales que sean suministrados por cualquier usuario que tenga o haya tenido relación con la compañía. Por esta razón, CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, se permite compartir sus datos de contacto de su sede administrativa y de los diferentes puntos de venta, a nivel nacional, en el anexo 1 de la presente política de tratamiento de datos.
Domicilio: Bogotá DC
Dirección: Calle 73 # 20-19
Correo electrónico: contacto@carlosnieto.com.co
Teléfono: +601 (1) 2100181
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Los responsables del tratamiento deberán cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente Política y en las disposiciones contempladas en las normas existentes:
- Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho a la protección de sus datos personales en los términos establecidos en la normatividad vigente aplicable en esta materia.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el usuario por el tiempo que perdure la finalidad que justifico su tratamiento.
- Informar al usuario sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Custodiar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en la forma y en los términos autorizados por el usuario.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que el usuario previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente aplicable.
- Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del usuario.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Habeas Data y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del usuario, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar, a solicitud del usuario, sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DATOS
Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente política y en las normas que regulen su actividad:
- Garantizar al usuario la protección de sus datos personales en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente política.
- Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de su solicitud.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Habeas Data y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los usuarios.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los usuarios en los términos señalados en la normatividad vigente.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula por la normatividad vigente.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra autoridad competente.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio o a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente.
NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN
Para el desarrollo de las actividades comerciales y operativas, CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, es el responsable y el encargado de recopilar la información de identificación personal sobre los usuarios con los cuales sostiene una relación comercial y/o laboral.
El término “información de identificación personal” hace referencia a la información que está directamente asociada con una persona específica o que podría usarse para identificar a dicha persona. Dicha información incluye un nombre completo, fecha de nacimiento, identificación, género, nacionalidad, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, tallaje, entre otros datos. Los datos personales mencionados anteriormente, también podrán ser recolectados a través de alguna de las redes sociales a las cuales está vinculada la compañía y el usuario, siempre y cuando el usuario autorice de forma libre y expresa esta opción.
CARLOS NIETO Y CIA S.AS., no recopila información de identificación personal sin el consentimiento de cada usuario.
TRATAMIENTOS
Los datos personales una vez recolectados serán almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y, en general, gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento. Los datos de los usuarios serán Tratados por CARLOS NIETO Y CIA S.A.S y, en todo caso, en las formas establecidas en esta política.
CARLOS NIETO Y CIA S.A.S no compartirá o entregará datos personales almacenados en sus Bases de Datos con terceras personas no relacionadas con CARLOS NIETO Y CIA S.A.S. Sin embargo, y cuando la finalidad así lo requiera, los datos personales podrán ser legítimamente transmitidos o transferidos a aliados comerciales o proveedores de servicios de CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, para cumplir con objetivos contractuales o comerciales específicos.
CARLOS NIETO Y CIA S.A.S realizará todo lo que está al alcance de las normas y disposiciones legales para proteger la privacidad de la información personal de los usuarios. Sin embargo, CARLOS NIETO Y CIA S.A.S. podrá revelar información a las autoridades o terceras partes en virtud de i) órdenes judiciales; ii) regulaciones; iii) requerimiento por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
Los usuarios reconocen que, si la información es interceptada por terceros no autorizados, quebrantando las medidas de seguridad para proteger la información, CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, no responderá por esa revelación de información, pero se compromete a informar a la autoridad competente y al usuario del dato que las medidas de seguridad han sido vulneradas por terceros ajenos a la compañía.
TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
- Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente. La información personal del niño, niña o adolescente se protegerá de forma especial a través de los mecanismos idóneos puestos a disposición por CARLOS NIETO Y CIA S.A.S.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
- El usuario haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del usuario y, este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, adoptará las medidas conducentes para la anonimización de los titulares. Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
FINALIDADES
CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, cuenta con tres tipos de usuarios: clientes, empleados y terceros. La forma en que CARLOS NIETO Y CIA S.A.S., utilizará los datos personales dependerá de la relación que tenga con el usuario de dicha información:
CLIENTES
La recolección de la información de identificación personal de los clientes tendrá las siguientes finalidades:
- Ejecución del contrato de compraventa de manera presencial y/o virtual.
- Realizar el proceso de facturación de cualquier producto adquirido.
- Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los clientes y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
- Adelantar, de ser el caso, el servicio de sastrería y elaboración de prendas a la medida.
- Identificar a los usuarios cuando ingresen a la página web de la compañía y/o se registren en la misma.
- Envió de actualizaciones, comunicaciones, invitaciones a eventos, publicidad y promociones, sobre los productos comercializados por la compañía.
- Elaborar estudios de mercado, estadísticos, demográficos, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los productos adquiridos.
- Suministrar a las entidades gubernamentales o particulares que intervengan en la resolución de conflictos y que tengan competencia para ello bajo el marco legal.
- Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
- Registro en las bases de datos de la compañía.
EMPLEADOS
La recolección de la información de identificación personal de los empleados tendrá las siguientes finalidades:
- Elaboración y ejecución del contrato de trabajo.
- Realizar, de la forma pactada, el pago de la remuneración convenida en el contrato de trabajo.
- Realizar las respectivas afiliaciones a salud, pensión, parafiscales, entre otros.
- Realizar el pago correspondiente a afiliaciones en salud, pensión y parafiscales, entre otros.
- Gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los empleados y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
- Adelantar las actividades necesarias para gestionar los incentivos y/o beneficios otorgados al empleado.
- Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
- Elaborar estudios de mercado laboral, estadísticos, demográficos, encuestas de satisfacción laboral, entre otros.
- Control del horario laboral durante las jornadas de trabajo.
- Confección y entrega de la dotación establecida por Ley.
- Registro en las bases de datos de la compañía.
- Registro en los instrumentos y/o herramientas necesarias para el cumplimiento de sus funciones.
- Realización y custodia de los exámenes de salud ocupacional.
- Suministrar a las entidades gubernamentales o particulares que intervengan en la resolución de conflictos y que tengan competencia para ello bajo el marco legal.
- Adelantar las actividades necesarias para el reconocimiento de incapacidades
- Manejo de documentos sujetos a reserva legal.
TERCEROS
La recolección de la información de identificación personal de terceros tendrá las siguientes finalidades:
- Participación en los procesos de selección de contratación de personal.
- Elaboración y ejecución de contratos comerciales.
- Realizar el proceso de facturación de cualquier producto y/o servicio adquirido.
- Gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por terceros y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
- Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
5.1 Administrar el sitio web www.carlosnieto.con.co en el que el usuario entra a conocer, explorar y adquirir los productos y ofertas de la compañía.
- Envió de actualizaciones, comunicaciones, invitaciones a eventos, publicidad y promociones, sobre los productos comercializados por la compañía.
- Registro de las bases de datos de la compañía.
- Suministrar a las entidades gubernamentales o particulares que intervengan en la resolución de conflictos y que tengan competencia para ello bajo el marco legal.
DERECHOS DE LOS USUARIOS
Todos los titulares de información de identificación personal que, CARLOS NIETO Y CIA S.A.S recolecte sus datos, tendrán los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a CARLOS NIETO Y CIA S.A.S.
- Ser informado por CARLOS NIETO Y CIA S.A.S., o cualquier entidad o persona encargada del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier caso, salvo que el usuario tenga un deber legal, jurisprudencial o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal, jurisprudencial o contractual de continuar con el tratamiento.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
PROCEDIMIENTOS PARA QUE CADA USUARIO EJERZA SUS DERECHOS
El usuario puede ejercer sus derechos mediante el punto de CONTACTO en la página web, por el correo electrónico contacto@carlosnieto.com.co o presencialmente, por escrito, a la dirección: Calle 73 # 20C-19 en la ciudad de Bogotá D.C. o cualquier punto de venta a nivel nacional y su tramite se regirá por lo contenido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de los datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados le solicitamos suministrar la siguiente información: i) Nombres y apellidos completos; ii) documento de identidad; iii) datos de contacto para recibir respuesta a su solicitud: dirección física, correo electrónico, teléfono de contacto; iv) motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información); v) Firma (si aplica).
El término máximo previsto por la Ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CARLOS NIETO Y CIA S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el usuario al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio. En todo caso, los reclamos elevad.
VIDEO VIGILANCIA E IMÁGENES
CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, podrá utilizar sistemas de video vigilancia para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones. Esta información podrá ser empleada como prueba en cualquier clase de proceso interno y/o ante cualquier tipo de autoridad, entidad y/u organización. CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, también podrá realizar toma de imágenes fotográficas para:
- Reconocimiento de los empleados en los diferentes medios, tales como, periódico corporativo, web interna y/o externa, entre otros.
- Publicaciones informativas internas y/o externas tales como presentaciones corporativas, entre otros.
En todo caso, CARLOS NIETO Y CIA S.A.S ubicará un aviso de privacidad en el que se informen las condiciones en las cuales se efectuará el tratamiento de los datos personales correspondientes.
SEGURIDAD
CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, toma las medidas razonables para esforzarse por utilizar medidas organizativas o técnicas adecuadas para proteger la información personal de todas las personas que la suministran, independiente de su relación con CARLOS NIETO Y CIA S.A.S, incluido contra el procesamiento ilegal o no autorizado y la pérdida, la destrucción o el daño accidental
AUTORIZACIÓN
Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del usuario, esta, se solicitará a más tardar al momento de la recolección de la información.
La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al período en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el período de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
La presente política de tratamiento de datos personales, rige desde el 24 de marzo de 2022 versión 1.1 y corresponde a la actualización de su versión anterior 1.0.
ALCANCE Y CONTENIDO
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
USO Y RETENCIÓN
SU DECISIÓN
ENCARGADOS
TECNOLOGÍAS DE “TRACKING”
OPCIONES DE ACCESO Y REVISIÓN
SEGURIDAD
NOTIFICACIONES SOBRE ACTUALIZACIONES